Il y a quelque temps, j’ai eu l’occasion d’accompagner des personnes qui vivait un problème que vous connaissez sûrement : ses outils étaient excellents… mais éparpillés.
Les mails d’un côté. La gestion de projet dans un outil. Les tâches dans un autre. Les présentations ailleurs. Les congés et le suivi RH dans un troisième logiciel. Chaque outil faisait bien son travail, pris séparément. Mais au quotidien, les collaborateurs passaient leur temps à jongler : ouvrir un onglet, se reconnecter, copier une info d’un endroit vers un autre, chercher où était rangée telle procédure.
Rien de dramatique. Juste cette petite fatigue diffuse, celle qu’on finit par accepter comme « normale ».
Je n’avais pas de cahier des charges. Et c’est tant mieux.
Voici le détail que je trouve le plus intéressant dans cette histoire : personne ne m’a remis de cahier des charges.
Je me suis intéressé au quotidien des collaborateurs. Comment ils travaillaient vraiment, où ils perdaient du temps, quels gestes revenaient sans cesse, ce qui les agaçait sans qu’ils osent le dire.
À partir de cette observation, j’ai rédigé une présentation claire et lisible du projet — une idée simple que chacun pouvait se représenter immédiatement. Je l’ai partagée. Les collaborateurs y ont ajouté leurs propres remarques, leurs « ah oui, et ce serait bien si… ». Et le projet a démarré sur cette base, vivante et partagée.
On n’a pas besoin d’un plan parfaitement structuré pour bien faire. On a juste besoin de comprendre le besoin réel. Et ça, je m’en charge. Je m’imprègne de votre métier, de vos habitudes, et le bon projet émerge de lui-même.
Le résultat : tout au même endroit, une seule connexion
L’idée était : Si, au lieu d’ajouter encore un outil de plus, on rassemblait tout au même endroit ?
J’ai conçu une application sur mesure, branchée directement sur les outils que l’entreprise utilisait déjà au quotidien. Pas un nouvel écosystème à apprendre : leurs propres outils, mais enfin réunis et qui se parlent.
Concrètement, les collaborateurs se connectent une seule fois, et tout est là :
- Leurs emails, qu’ils peuvent transformer en tâche ou en projet d’un clic, et auxquels ils répondent sans changer de fenêtre.
- La gestion des tâches et des projets, reliée à ce qui se passe vraiment dans leur boîte mail et leur agenda.
- Le suivi des objectifs, visible et partagé.
- Le planning des congés.
- La bibliothèque de documents : procédures, modèles, ressources — tout ce qui constitue la « façon de faire » de la maison, enfin rangé au même endroit.
L’IA, là où elle fait gagner du temps (et seulement là)
C’est sans doute la partie qui plaît le plus aux équipes. J’ai intégré une assistance par intelligence artificielle à des endroits précis, choisis parce qu’ils faisaient vraiment perdre du temps.
La rédaction des emails. Répondre à un message, c’est rarement difficile — mais c’est souvent long, et il faut à chaque fois resituer le contexte. Ici, l’IA connaît le contexte : l’entreprise, le projet concerné, la tâche en cours. Elle propose donc une réponse déjà pertinente, déjà dans le ton, qu’il suffit de relire et d’ajuster. Plus besoin de partir de la page blanche en se demandant « par où je commence ».
La création de présentations. Parce que l’outil connaît la charte graphique et l’identité de l’entreprise, il génère des présentations propres et cohérentes automatiquement — fini de repartir de zéro et de réaligner trois logos à la main à chaque réunion.
En clair : toute la méthode de travail de l’entreprise, sa manière de fonctionner, regroupée dans un seul espace — avec un assistant qui se charge des corvées d’écriture et de mise en forme.
Le bonus : un onboarding qui se fait tout seul
Voici le « petit truc en plus » Chaque page de l’application dispose de son propre guide d’utilisation intégré.
Résultat : quand une nouvelle personne arrive, elle n’a pas besoin qu’on lui explique tout, ni de chercher la bonne personne à qui poser la question. L’outil l’accompagne. L’intégration des nouveaux collaborateurs, ce moment souvent laborieux, est devenue fluide et autonome.
Et tout ça en une semaine
C’est le point qui surprend toujours : le développement de cette application a pris une semaine.
Aujourd’hui, elle est utilisée tous les jours par les équipes. Elle n’a pas remplacé leurs habitudes : elle les a rassemblées et fluidifiées. Ce n’est pas une révolution spectaculaire. C’est mieux que ça : c’est devenu une évidence dont plus personne ne voudrait se passer.
Sous le capot, pour les curieux
Pour celles et ceux que la technique intéresse, voici les briques sur lesquelles repose l’application :
- Une application web développée avec Symfony (PHP), robuste et faite pour durer.
- Une authentification Google sécurisée, strictement réservée aux membres de l’organisation — personne d’extérieur ne peut entrer.
- Une interconnexion native avec l’écosystème Google Workspace : Gmail, Google Drive, Google Calendar, Google Tasks et Google Contacts, le tout via leurs API officielles.
- Une connexion à Zoho People pour le volet RH (congés, suivi des collaborateurs).
- Une intégration de Gemini, l’IA de Google, pour l’assistance à la rédaction d’emails contextualisés et la génération de présentations respectant la charte graphique.
Tout cela assemblé en une semaine, parce que l’IA me permet aujourd’hui de me concentrer sur l’essentiel : comprendre le besoin et construire la bonne chose, vite.
Et vous, où perdez-vous du temps ?
Je vous raconte cette histoire parce qu’elle illustre une chose : les meilleures solutions ne naissent pas d’un cahier des charges, mais d’une bonne compréhension du quotidien.
Vous avez peut-être, vous aussi, des outils qui marchent bien chacun de leur côté mais qui ne se parlent pas. Une information qui se balade d’un fichier à l’autre. Un geste répétitif que toute l’équipe subit. Une « façon de faire maison » qui n’existe que dans la tête des anciens.
Vous n’avez pas besoin de savoir précisément ce qu’il vous faut. C’est mon rôle de venir l’observer, le comprendre, et vous proposer quelque chose de simple à visualiser.
Racontez-moi votre quotidien. On regarde ensemble ce qu’on pourrait en faire.
